Mit Einführung des reformierten „Wohngeld Plus“ Gesetzes ist die Zahl der Anträge deutlich gestiegen – und damit auch die Arbeitsbelastung in der Wohngeldsachbearbeitung. Um die Mitarbeitenden zu entlasten und die Bearbeitungszeiten für Bürgerinnen und Bürger zu verkürzen, führt die Landeshauptstadt Stuttgart ein KI-basiertes Assistenzsystem ein: den Wohngeldbot.

Künstliche Intelligenz für eine schnellere Wohngeldbearbeitung

Das intelligente System unterstützt die Verwaltung dabei, Anträge schneller, zuverlässiger und benutzerfreundlicher zu bearbeiten – und leistet somit einen wichtigen Beitrag zu einer modernen und bürgerorientierten Dienstleistung.

Was kann der Wohngeldbot?

Der WohngeldBot übernimmt Aufgaben, die bislang manuell durchgeführt wurden – und entlastet damit die Mitarbeitenden. Zu seinen zentralen Funktionen gehören:

• Automatische Vollständigkeitsprüfung: Kontrolle eingereichter Unterlagen und Erstellung von Nachforderungsschreiben
• Digitale Dokumentenverarbeitung: Sortierung und Zuordnung von Dateien aus E-Mails, Scans und Behördenpost
• Intelligente Datenextraktion: Auslesen relevanter Inhalte aus maschinell oder handschriftlich ausgefüllten Formularen
• Bearbeitungshinweise für Sachbearbeitende: Empfehlungen und Hinweise (z.B. bei widersprüchlichen Angaben) auf Basis der eingereichten Dokumente
• Sprachassistent: Chatbasierte Unterstützung bei Fachfragen, Verfahrensregeln und Anwendungssituationen

Was wollen wir damit erreichen?

Mit dem Projekt verfolgt die Landeshauptstadt Stuttgart das Ziel, Verwaltungsverfahren effizienter zu gestalten und die Mitarbeitenden spürbar zu entlasten. Gleichzeitig soll die Qualität der Bearbeitung verbessert und die Bearbeitungsdauer für Bürgerinnen und Bürger verkürzt werden.

Der Wohngeldbot steht exemplarisch für den verantwortungsvollen Einsatz von KI in der kommunalen Verwaltung – mit dem Anspruch, einen modernen und bürgernahen Verwaltungsservice zu etablieren, der den Anforderungen einer digitalisierten Gesellschaft gerecht wird.

Es trifft ausdrücklich keine verwaltungsrechtlichen Entscheidungen  – dies obliegt weiterhin ausschließlich den Sachbearbeitenden – und dient primär als Hilfestellung bei der Bearbeitung der Anträge.

Im Verwaltungsalltag sind Protokolle ein zentrales Instrument, um Entscheidungsprozesse transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren. Gleichzeitig ist die manuelle Erstellung oft zeitaufwendig, fehleranfällig und bindet personelle Ressourcen.

Mehr Klarheit und weniger Aufwand: KI-gestützte Protokollerstellung
Mit dem Einsatz einer KI-gestützten Protokollsoftware geht die Landeshauptstadt Stuttgart einen innovativen Schritt: Künstliche Intelligenz erstellt automatisch strukturierte, präzise und durchsuchbare Protokolle – in Echtzeit während der Besprechung.

So funktioniert die automatische Protokollierung
Die KI-Software zeichnet Gespräche während eines Meetings auf, transkribiert diese automatisch und identifiziert relevante Inhalte wie Entscheidungen, Aufgaben oder offene Punkte. Im Anschluss erstellt sie ein gegliedertes Protokoll, das direkt weiterverwendet werden kann. Zudem bietet das System intelligente Suchfunktionen, mit denen Nutzerinnen und Nutzer gezielt nach Begriffen oder Themen in vergangenen Besprechungen suchen können.

Was bringt das der Verwaltung konkret?

• Zeitgewinn bei der Nachbereitung: Keine händischen Mitschriften mehr erforderlich
• Fokus auf das Wesentliche: Teilnehmende können sich auf Inhalte und Diskussion konzentrieren
• Hohe Dokumentationsqualität: Klare, strukturierte Protokolle reduzieren Missverständ-nisse
• Digitale Nutzbarkeit: Die Protokolle sind langfristig archivierbar und leicht durchsuchbar

Was wollen wir damit erreichen?
Mit dem Projekt soll die Effizienz von Verwaltungsprozessen gesteigert und gleichzeitig ein Beitrag zu einem modernen, digitalen Arbeitsumfeld geleistet werden. Die KI-Anwendung ermöglicht eine höhere Qualität und Nachvollziehbarkeit von Protokollen und reduziert den Aufwand für Mitarbeitende. Zugleich wird die Software als innovativer Baustein für den intelligenten Einsatz von KI in der kommunalen Verwaltung erprobt – mit dem Ziel, Erfahrungen für weitere digitale Anwendungen zu sammeln.

In der täglichen Verwaltungsarbeit fallen tausende Anträge an – etwa im Bereich Bürgergeld, Wohngeld oder Kulturförderung. Viele davon werden per Hand ausgefüllt und anschließend manuell bearbeitet. Das kostet Zeit, führt zu Verzögerungen und erhöht die Belastung der Mitarbeitenden.

Mit dem Einsatz von künstlicher Intelligenz zur automatisierten Erkennung handschriftlicher Informationen möchte die Landeshauptstadt Stuttgart diesen Prozess erheblich beschleunigen – und zugleich die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung verbessern.

Warum ist das Projekt wichtig?

Die Zahl an Anträgen steigt stetig, gleichzeitig fehlen vielerorts Fachkräfte. Daraus ergeben sich konkrete Herausforderungen:

• Lange Bearbeitungszeiten durch hohe Antragseingänge
• Fehleranfälligkeit bei der manuellen Dateneingabe
• Wachsende Belastung für die Mitarbeitenden
• Geringer Digitalisierungsgrad in vielen Bereichen

Diese Situation macht deutlich: Es braucht moderne, digitale Lösungen, die unterstützen, ohne menschliche Fachkompetenz zu ersetzen.

Was macht die KI genau?

Das neue System nutzt Bilderkennungsverfahren, um Inhalte aus gescannten oder fotografierten Anträgen auszulesen – unabhängig davon, ob diese maschinell oder handschriftlich ausgefüllt wurden.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Automatische Datenextraktion: Erkennung und Auslesen relevanter Informationen
• Validierung: Abgleich mit Regeln, Bestandsdaten oder Prüfalgorithmen zur Fehlererkennung
• Strukturierte Übergabe: Bereitstellung der Daten für Fachverfahren oder digitale Akten
• Entscheidungsunterstützung: Kontextbezogene Hinweise für Sachbearbeitende – die finale Entscheidung bleibt beim Menschen

Was soll damit erreicht werden?

Mit dem Projekt möchte die Landeshauptstadt Stuttgart die Bearbeitung von Anträgen beschleunigen, die Qualität und Nachvollziehbarkeit verbessern und gleichzeitig die Mitarbeitenden spürbar entlasten. Durch die automatisierte Erfassung und Weiterverarbeitung der Daten wird die Verwaltung effizienter – ohne den Kontrollverlust über sensible Entscheidungen.

Zudem soll das Projekt zeigen, wie neue Technologien sinnvoll in die Verwaltung integriert werden können, um den Service für Bürgerinnen und Bürger zu verbessern – und gleichzeitig den digitalen Wandel im Sinne einer modernen Stadtverwaltung voranzutreiben.

Die Landeshauptstadt Stuttgart entwickelt derzeit ein internes GPT-System, dass Mitarbeitende der Verwaltung im Berufsalltag unterstützen soll. Ziel ist es, Routinetätigkeiten zu automatisieren, komplexe Informationen nutzbar zu machen und die Qualität sowie Effizienz der Arbeit zu steigern.

Dabei steht die praxisnahe Umsetzung im Vordergrund: Das System wird speziell auf die Anforderungen der städtischen Verwaltung zugeschnitten – mit dem Ziel, einen echten Mehrwert für die tägliche Arbeit zu schaffen.

So unterstützt die KI im Arbeitsalltag

• Texterstellung und -verbesserung: Unterstützung bei Reden, Berichten und E-Mails
• Zusammenfassung komplexer Dokumente: Schnell erfassbare Kernaussagen
• Wissensmanagement: Automatisierte Aufbereitung von Fachinformationen
• Effiziente Kommunikation: Schnelle Antworten auf Standardanfragen

Was wollen wir damit erreichen?

Mit dem Projekt verfolgt die Landeshauptstadt Stuttgart das Ziel, Verwaltungsprozesse durch den gezielten Einsatz von Künstlicher Intelligenz effizienter zu gestalten. Durch automatisierte Abläufe sollen Arbeitsprozesse beschleunigt und die Qualität bei der Erstellung und Verarbeitung von Informationen erhöht werden.

Besonderer Wert wird dabei auf den verantwortungsvollen und datenschutzkonformen Einsatz der Technologie gelegt – innerhalb eines sicheren, internen Systems. Gleichzeitig dient das Vorhaben als Modellprojekt, um Erfahrungen für den breiteren