Mit Einführung des reformierten „Wohngeld Plus“ Gesetzes ist die Zahl der Anträge deutlich gestiegen – und damit auch die Arbeitsbelastung in der Wohngeldsachbearbeitung. Um die Mitarbeitenden zu entlasten und die Bearbeitungszeiten für Bürgerinnen und Bürger zu verkürzen, führt die Landeshauptstadt Stuttgart ein KI-basiertes Assistenzsystem ein: den Wohngeldbot.

Künstliche Intelligenz für eine schnellere Wohngeldbearbeitung

Das intelligente System unterstützt die Verwaltung dabei, Anträge schneller, zuverlässiger und benutzerfreundlicher zu bearbeiten – und leistet somit einen wichtigen Beitrag zu einer modernen und bürgerorientierten Dienstleistung.

Was kann der Wohngeldbot?

Der WohngeldBot übernimmt Aufgaben, die bislang manuell durchgeführt wurden – und entlastet damit die Mitarbeitenden. Zu seinen zentralen Funktionen gehören:

• Automatische Vollständigkeitsprüfung: Kontrolle eingereichter Unterlagen und Erstellung von Nachforderungsschreiben
• Digitale Dokumentenverarbeitung: Sortierung und Zuordnung von Dateien aus E-Mails, Scans und Behördenpost
• Intelligente Datenextraktion: Auslesen relevanter Inhalte aus maschinell oder handschriftlich ausgefüllten Formularen
• Bearbeitungshinweise für Sachbearbeitende: Empfehlungen und Hinweise (z.B. bei widersprüchlichen Angaben) auf Basis der eingereichten Dokumente
• Sprachassistent: Chatbasierte Unterstützung bei Fachfragen, Verfahrensregeln und Anwendungssituationen

Was wollen wir damit erreichen?

Mit dem Projekt verfolgt die Landeshauptstadt Stuttgart das Ziel, Verwaltungsverfahren effizienter zu gestalten und die Mitarbeitenden spürbar zu entlasten. Gleichzeitig soll die Qualität der Bearbeitung verbessert und die Bearbeitungsdauer für Bürgerinnen und Bürger verkürzt werden.

Der Wohngeldbot steht exemplarisch für den verantwortungsvollen Einsatz von KI in der kommunalen Verwaltung – mit dem Anspruch, einen modernen und bürgernahen Verwaltungsservice zu etablieren, der den Anforderungen einer digitalisierten Gesellschaft gerecht wird.

Es trifft ausdrücklich keine verwaltungsrechtlichen Entscheidungen  – dies obliegt weiterhin ausschließlich den Sachbearbeitenden – und dient primär als Hilfestellung bei der Bearbeitung der Anträge.

Im Verwaltungsalltag sind Protokolle ein zentrales Instrument, um Entscheidungsprozesse transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren. Gleichzeitig ist die manuelle Erstellung oft zeitaufwendig, fehleranfällig und bindet personelle Ressourcen.

Mehr Klarheit und weniger Aufwand: KI-gestützte Protokollerstellung
Mit dem Einsatz einer KI-gestützten Protokollsoftware geht die Landeshauptstadt Stuttgart einen innovativen Schritt: Künstliche Intelligenz erstellt automatisch strukturierte, präzise und durchsuchbare Protokolle – in Echtzeit während der Besprechung.

So funktioniert die automatische Protokollierung
Die KI-Software zeichnet Gespräche während eines Meetings auf, transkribiert diese automatisch und identifiziert relevante Inhalte wie Entscheidungen, Aufgaben oder offene Punkte. Im Anschluss erstellt sie ein gegliedertes Protokoll, das direkt weiterverwendet werden kann. Zudem bietet das System intelligente Suchfunktionen, mit denen Nutzerinnen und Nutzer gezielt nach Begriffen oder Themen in vergangenen Besprechungen suchen können.

Was bringt das der Verwaltung konkret?

• Zeitgewinn bei der Nachbereitung: Keine händischen Mitschriften mehr erforderlich
• Fokus auf das Wesentliche: Teilnehmende können sich auf Inhalte und Diskussion konzentrieren
• Hohe Dokumentationsqualität: Klare, strukturierte Protokolle reduzieren Missverständ-nisse
• Digitale Nutzbarkeit: Die Protokolle sind langfristig archivierbar und leicht durchsuchbar

Was wollen wir damit erreichen?
Mit dem Projekt soll die Effizienz von Verwaltungsprozessen gesteigert und gleichzeitig ein Beitrag zu einem modernen, digitalen Arbeitsumfeld geleistet werden. Die KI-Anwendung ermöglicht eine höhere Qualität und Nachvollziehbarkeit von Protokollen und reduziert den Aufwand für Mitarbeitende. Zugleich wird die Software als innovativer Baustein für den intelligenten Einsatz von KI in der kommunalen Verwaltung erprobt – mit dem Ziel, Erfahrungen für weitere digitale Anwendungen zu sammeln.