Daten sind der Schlüssel zu klugen Entscheidungen – und sie schaffen Transparenz, die Vertrauen weckt. Doch damit Daten ihre volle Wirkung entfalten können, müssen sie zuverlässig, für alle frei zugänglich und ohne Einschränkungen nutzbar sein.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten wichtige Informationen selbst entdecken, analysieren oder sogar eigene Ideen und Anwendungen entwickeln. Genau das ermöglichen offene Daten: Bürgerinnen und Bürger erhalten neue Möglichkeiten, sich zu informieren und aktiv einzubringen. Unternehmen und Organisationen können Prozesse verbessern, innovative Lösungen entwickeln und neue Geschäftsmodelle schaffen. Auch die Stadtverwaltung profitiert, indem sie effizienter arbeitet und die Zusammenarbeit mit der Bürgerschaft stärkt.

Ein umfassendes Open-Data-Angebot ist daher ein zentraler Bestandteil des Smart-City-Konzepts der Landeshauptstadt Stuttgart. Es bietet die Basis für mehr Transparenz, Mitgestaltung und eine digitale Zukunft, die allen zugutekommt.

Moderner, effizienter und transparenter – Die Stadt Stuttgart modernisiert mit der Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) die Verwaltung. Dieses Projekt ist ein Meilenstein für eine transparente, effiziente und zukunftsorientierte Verwaltungsarbeit, die auch den Bürgerinnen und Bürgern zugutekommt.

Die E-Akte umfasst sämtliche Prozesse bei denen Dokumente erzeugt und abgelegt werden. Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet hierfür die technische Basis und stellt die Arbeitsoberfläche zur Verfügung. Ähnlich wie in der analogen Welt, werden auch in der E-Akte Text- und Bilddokumente sowie E-Mails abgelegt. Jedoch kann der analoge Vorgang in den meisten Fällen nicht unmittelbar in die digitale Welt übertragen werden. Die Ablagestruktur und die dahinterliegenden Prozesse müssen genau geprüft und durch den jeweiligen Fachbereich überarbeitet werden. Nur so entsteht tatsächlich ein signifikanter Mehrwert durch die Einführung der E-Akte.

Wie setzt Stuttgart die E-Akte um?

Im Mittelpunkt steht das neue Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als technische Basis für die digitale Ablage dient. Ergänzt wird es durch verschiedene Module, die den Ämtern eine sichere und digitale Arbeitsweise ermöglichen.

Nach einer erfolgreichen Ausschreibung fiel die Wahl 2021 auf das Produkt d.velop documents. Seitdem wird das System kontinuierlich in die städtische IT-Landschaft integriert und optimiert. Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass es langfristig auf dem neuesten Stand bleibt. Besonders innovativ ist das neue Zugangs- und Berechtigungssystem, das auf Daten aus der Personalmanagementsoftware KM-Personal basiert. Damit bleibt die Verwaltung auch bei rund 16.000 Mitarbeitenden flexibel, sicher und datenschutzkonform.

Einen wichtigen Meilenstein legte Mitte 2024 die Produktivsetzung der elektronischen Personalakte. Weitere Aktenarten, wie z. B. die Ausländerakte, befinden sich bereits in der Vorbereitung. Dabei arbeitet die Stadt eng mit den Fachämtern zusammen, um die Umstellung reibungslos und effizient zu gestalten.

Was bedeutet das für Sie?

Die E-Akte macht Verwaltungsprozesse schneller, zuverlässiger und transparenter – ein Gewinn für alle Bürgerinnen und Bürger. Dokumente sind sicher verfügbar, Anliegen können zügiger bearbeitet werden, und die Verwaltung spart wertvolle Ressourcen. Die Digitalisierung ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer modernen Stadtverwaltung, die effizient und bürgernah arbeitet.

Mit der E-Akte investiert Stuttgart in die Zukunft – für eine Verwaltung, die den Herausforderungen der digitalen Welt gewachsen ist und den Menschen im Mittelpunkt sieht.

Seit dem 1. Januar 2022 können Bauanträge gemäß der Landesbauordnung Baden-Württemberg digital eingereicht werden. Die Landeshauptstadt Stuttgart ist hier bereits Vorreiter: die digitale Einreichung ist seitdem verbindlich vorgeschrieben. Im Jahr 2024 wurden 1.935 Anträge digital eingereicht.

Über die gesetzlich vorgeschriebene digitale Antragstellung hinaus strebt die Landeshauptstadt Stuttgart mittelfristig eine medienbruchfreie Bearbeitung und Bescheidung baurechtlicher Verfahren an. Hierfür werden Werkzeuge laufend weiterentwickelt oder eingeführt, die den Umgang mit digitalen Bauvorlagen, die digitale Kollaboration mit den Verfahrensbeteiligten, die volldigitale Erstellung eines abschließenden Bescheids in digitaler Schriftform und seine digitale Zustellung ermöglichen.

Da hier bereits viele rechtliche und technische Neuerungen ineinandergreifen und weitere Änderungen im Jahr 2025 anstehen, werden die Werkzeuge im Echtbetrieb evaluiert, Änderungsbedarfe laufend identifiziert und entsprechende Anpassungen angestoßen. Aktuell stehen die Weiterentwicklung der Antragsplattform und benutzerfreundlichere Werkzeuge für die Antragsbearbeitung im Fokus.