Im Verwaltungsalltag sind Protokolle ein zentrales Instrument, um Entscheidungsprozesse transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren. Gleichzeitig ist die manuelle Erstellung oft zeitaufwendig, fehleranfällig und bindet personelle Ressourcen.

Mehr Klarheit und weniger Aufwand: KI-gestützte Protokollerstellung
Mit dem Einsatz einer KI-gestützten Protokollsoftware geht die Landeshauptstadt Stuttgart einen innovativen Schritt: Künstliche Intelligenz erstellt automatisch strukturierte, präzise und durchsuchbare Protokolle – in Echtzeit während der Besprechung.

So funktioniert die automatische Protokollierung
Die KI-Software zeichnet Gespräche während eines Meetings auf, transkribiert diese automatisch und identifiziert relevante Inhalte wie Entscheidungen, Aufgaben oder offene Punkte. Im Anschluss erstellt sie ein gegliedertes Protokoll, das direkt weiterverwendet werden kann. Zudem bietet das System intelligente Suchfunktionen, mit denen Nutzerinnen und Nutzer gezielt nach Begriffen oder Themen in vergangenen Besprechungen suchen können.

Was bringt das der Verwaltung konkret?

• Zeitgewinn bei der Nachbereitung: Keine händischen Mitschriften mehr erforderlich
• Fokus auf das Wesentliche: Teilnehmende können sich auf Inhalte und Diskussion konzentrieren
• Hohe Dokumentationsqualität: Klare, strukturierte Protokolle reduzieren Missverständ-nisse
• Digitale Nutzbarkeit: Die Protokolle sind langfristig archivierbar und leicht durchsuchbar

Was wollen wir damit erreichen?
Mit dem Projekt soll die Effizienz von Verwaltungsprozessen gesteigert und gleichzeitig ein Beitrag zu einem modernen, digitalen Arbeitsumfeld geleistet werden. Die KI-Anwendung ermöglicht eine höhere Qualität und Nachvollziehbarkeit von Protokollen und reduziert den Aufwand für Mitarbeitende. Zugleich wird die Software als innovativer Baustein für den intelligenten Einsatz von KI in der kommunalen Verwaltung erprobt – mit dem Ziel, Erfahrungen für weitere digitale Anwendungen zu sammeln.