Moderner, effizienter und transparenter – Die Stadt Stuttgart modernisiert mit der Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) die Verwaltung. Dieses Projekt ist ein Meilenstein für eine transparente, effiziente und zukunftsorientierte Verwaltungsarbeit, die auch den Bürgerinnen und Bürgern zugutekommt.

Die E-Akte umfasst sämtliche Prozesse bei denen Dokumente erzeugt und abgelegt werden. Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet hierfür die technische Basis und stellt die Arbeitsoberfläche zur Verfügung. Ähnlich wie in der analogen Welt, werden auch in der E-Akte Text- und Bilddokumente sowie E-Mails abgelegt. Jedoch kann der analoge Vorgang in den meisten Fällen nicht unmittelbar in die digitale Welt übertragen werden. Die Ablagestruktur und die dahinterliegenden Prozesse müssen genau geprüft und durch den jeweiligen Fachbereich überarbeitet werden. Nur so entsteht tatsächlich ein signifikanter Mehrwert durch die Einführung der E-Akte.

Wie setzt Stuttgart die E-Akte um?

Im Mittelpunkt steht das neue Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als technische Basis für die digitale Ablage dient. Ergänzt wird es durch verschiedene Module, die den Ämtern eine sichere und digitale Arbeitsweise ermöglichen.

Nach einer erfolgreichen Ausschreibung fiel die Wahl 2021 auf das Produkt d.velop documents. Seitdem wird das System kontinuierlich in die städtische IT-Landschaft integriert und optimiert. Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass es langfristig auf dem neuesten Stand bleibt. Besonders innovativ ist das neue Zugangs- und Berechtigungssystem, das auf Daten aus der Personalmanagementsoftware KM-Personal basiert. Damit bleibt die Verwaltung auch bei rund 16.000 Mitarbeitenden flexibel, sicher und datenschutzkonform.

Einen wichtigen Meilenstein legte Mitte 2024 die Produktivsetzung der elektronischen Personalakte. Weitere Aktenarten, wie z. B. die Ausländerakte, befinden sich bereits in der Vorbereitung. Dabei arbeitet die Stadt eng mit den Fachämtern zusammen, um die Umstellung reibungslos und effizient zu gestalten.

Was bedeutet das für Sie?

Die E-Akte macht Verwaltungsprozesse schneller, zuverlässiger und transparenter – ein Gewinn für alle Bürgerinnen und Bürger. Dokumente sind sicher verfügbar, Anliegen können zügiger bearbeitet werden, und die Verwaltung spart wertvolle Ressourcen. Die Digitalisierung ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer modernen Stadtverwaltung, die effizient und bürgernah arbeitet.

Mit der E-Akte investiert Stuttgart in die Zukunft – für eine Verwaltung, die den Herausforderungen der digitalen Welt gewachsen ist und den Menschen im Mittelpunkt sieht.

Seit dem 1. Januar 2022 können Bauanträge gemäß der Landesbauordnung Baden-Württemberg digital eingereicht werden. Die Landeshauptstadt Stuttgart ist hier bereits Vorreiter: die digitale Einreichung ist seitdem verbindlich vorgeschrieben. Im Jahr 2024 wurden 1.935 Anträge digital eingereicht.

Über die gesetzlich vorgeschriebene digitale Antragstellung hinaus strebt die Landeshauptstadt Stuttgart mittelfristig eine medienbruchfreie Bearbeitung und Bescheidung baurechtlicher Verfahren an. Hierfür werden Werkzeuge laufend weiterentwickelt oder eingeführt, die den Umgang mit digitalen Bauvorlagen, die digitale Kollaboration mit den Verfahrensbeteiligten, die volldigitale Erstellung eines abschließenden Bescheids in digitaler Schriftform und seine digitale Zustellung ermöglichen.

Da hier bereits viele rechtliche und technische Neuerungen ineinandergreifen und weitere Änderungen im Jahr 2025 anstehen, werden die Werkzeuge im Echtbetrieb evaluiert, Änderungsbedarfe laufend identifiziert und entsprechende Anpassungen angestoßen. Aktuell stehen die Weiterentwicklung der Antragsplattform und benutzerfreundlichere Werkzeuge für die Antragsbearbeitung im Fokus.

Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie „Digital MoveS – Stuttgart.Gestaltet.Zukunft“ treibt die Landeshauptstadt Stuttgart die Digitalisierung ihrer Verwaltungsleistungen entschlossen voran. Das Ziel ist es, Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen schnelle, bequeme und zeitgemäße Online-Services anzubieten.

Gesetz und Vision – Was treibt Stuttgart an?

Die Grundlage bildet das Onlinezugangsgesetz (OZG). Es verpflichtet Städte und Gemeinden, Verwaltungsleistungen digital bereitzustellen. Stuttgart hat dieses Ziel fest im Blick und setzt konsequent auf moderne Lösungen, die den Zugang erleichtern und Zeit sparen.

Was bietet Stuttgart schon heute?

Bereits mehr als 260 Verwaltungsleistungen stehen online zur Verfügung – und die Liste wächst stetig. Medienbruchfreie Prozesse sorgen dafür, dass Anliegen schneller und effizienter bearbeitet werden. Beispiele zeigen, wie das funktioniert:

• Meldebescheinigungen: Bürger beantragen sie online und erhalten sie umgehend – ohne Wartezeiten oder zusätzlichen Aufwand.
• Wohngeldanträge: Nach der digitalen Antragstellung gelangen die Daten direkt ins Fachverfahren der Verwaltung, wo sie nahtlos weiterbearbeitet werden.
• Belehrungen nach dem Infektionsschutzgesetz: Nach einer schnellen Online-Zahlung landet die Bescheinigung direkt im Servicekonto des Antragstellers.

Deutschlandweite Lösungen nutzen

Stuttgart setzt auf Einer-für-Alle (EfA)-Dienste, die bundesweit entwickelt wurden. Mit einem BundID-Konto können Bürger beispielsweise unter www.wohnsitzanmeldung.de einen Wohnsitzwechsel in ganz Deutschland anmelden. Diese Kooperation spart Ressourcen und macht die Verwaltung zukunftsfähig.

Warum Digitalisierung wichtig ist

Stuttgart will mehr als nur Papierformulare digitalisieren. Mit modernen Online-Services schafft die Stadt einen echten Mehrwert: Bürger profitieren von verkürzten Bearbeitungszeiten und mehr Flexibilität, Unternehmen sparen Zeit und Aufwand, und die Verwaltung arbeitet effizienter.

Die Digitalisierungsstrategie „Digital MoveS“ zeigt, wie Stuttgart die Chancen der Digitalisierung nutzt, um den Service für alle Beteiligten zu verbessern. So kann aus einem Besuch im Amt ein Klick im Netz werden – bequem, schnell und sicher.

Im Jahr 2024 hat die Landeshauptstadt Stuttgart die Weichen für die Weiterentwicklung ihrer Digitalisierungsstrategie „Digital MoveS“ gestellt. Diese Strategie verbindet eine klare Vision mit innovativen Ansätzen, um die digitale Transformation der Verwaltung voranzutreiben – effizient, messbar und nachhaltig.

Neu sind sowohl Konzeption als auch Vorgehensweise im Prozess der Strategieentwicklung. Erstmals entwickeln die Ämter selbst die Inhalte der Strategie. Der Rahmen – bestehend aus Vision und Handlungsfeldern – bleibt fix, doch die konkrete Ausgestaltung erfolgt durch amtsspezifische Digitalisierungsstrategien. So werden die Strategien passgenau und praxisnah.

Um die Fortschritte sichtbar und nachvollziehbar zu machen, setzt die Stadt auf klare Kennzahlen. Diese messen nicht nur den Erfolg der Digitalisierungsmaßnahmen, sondern machen die Ergebnisse für Bürgerinnen und Bürger sowie alle Akteure der Stadtgesellschaft spürbar.

Strategieentwicklung als gemeinsamer Prozess

Der Startschuss fiel am 28. Februar 2024: Bei einem Kick-off mit allen Amtsleitungen begann die Entwicklung der neuen Digitalisierungsstrategien. Ziel war es, bis Ende des Jahres möglichst viele dieser Strategien unter dem Dach von Digital MoveS zu vereinen.

Ein zentraler Baustein ist das Digital MoveS Forum, das alle Amtsleitungen zweimal im Jahr zusammenbringt. Hier diskutieren die Teilnehmenden strategische Themen, tauschen Ideen aus und fördern die Zusammenarbeit – ein wichtiger Schritt, um die Digitalisierung in der Verwaltung zu beschleunigen.

Warum eine Strategie?

Eine gute Strategie liefert Orientierung und Prioritäten. Stuttgart nutzt die neuen Digitalisierungsstrategien, um Projekte und Maßnahmen gezielt auf ihre Relevanz zu überprüfen. Mit einem Projekt-Portfoliomanagement bewertet die Stadt, wie sinnvoll einzelne Maßnahmen sind und wie stark sie zur Erreichung der strategischen Ziele beitragen.

Digitalisierung, die alle einbindet

Die Weiterentwicklung von Digital MoveS ist kein Selbstzweck. Sie soll Bürgerinnen und Bürgern einen direkten Nutzen bringen: bessere Services, schnellere Prozesse und eine moderne Verwaltung. Gleichzeitig schafft sie Transparenz und eine messbare Basis für zukünftige Entscheidungen.

Mit Digital MoveS setzt Stuttgart auf eine digitale Zukunft, die alle Akteure einbindet – Bürgerschaft, Wirtschaft, Wissenschaft und Politik. Gemeinsam macht die Stadt Digitalisierung erlebbar und wirksam.