Moderner, effizienter und transparenter – Die Stadt Stuttgart modernisiert mit der Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) die Verwaltung. Dieses Projekt ist ein Meilenstein für eine transparente, effiziente und zukunftsorientierte Verwaltungsarbeit, die auch den Bürgerinnen und Bürgern zugutekommt.

Die E-Akte umfasst sämtliche Prozesse bei denen Dokumente erzeugt und abgelegt werden. Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet hierfür die technische Basis und stellt die Arbeitsoberfläche zur Verfügung. Ähnlich wie in der analogen Welt, werden auch in der E-Akte Text- und Bilddokumente sowie E-Mails abgelegt. Jedoch kann der analoge Vorgang in den meisten Fällen nicht unmittelbar in die digitale Welt übertragen werden. Die Ablagestruktur und die dahinterliegenden Prozesse müssen genau geprüft und durch den jeweiligen Fachbereich überarbeitet werden. Nur so entsteht tatsächlich ein signifikanter Mehrwert durch die Einführung der E-Akte.

Wie setzt Stuttgart die E-Akte um?

Im Mittelpunkt steht das neue Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als technische Basis für die digitale Ablage dient. Ergänzt wird es durch verschiedene Module, die den Ämtern eine sichere und digitale Arbeitsweise ermöglichen.

Nach einer erfolgreichen Ausschreibung fiel die Wahl 2021 auf das Produkt d.velop documents. Seitdem wird das System kontinuierlich in die städtische IT-Landschaft integriert und optimiert. Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass es langfristig auf dem neuesten Stand bleibt. Besonders innovativ ist das neue Zugangs- und Berechtigungssystem, das auf Daten aus der Personalmanagementsoftware KM-Personal basiert. Damit bleibt die Verwaltung auch bei rund 16.000 Mitarbeitenden flexibel, sicher und datenschutzkonform.

Einen wichtigen Meilenstein legte Mitte 2024 die Produktivsetzung der elektronischen Personalakte. Weitere Aktenarten, wie z. B. die Ausländerakte, befinden sich bereits in der Vorbereitung. Dabei arbeitet die Stadt eng mit den Fachämtern zusammen, um die Umstellung reibungslos und effizient zu gestalten.

Was bedeutet das für Sie?

Die E-Akte macht Verwaltungsprozesse schneller, zuverlässiger und transparenter – ein Gewinn für alle Bürgerinnen und Bürger. Dokumente sind sicher verfügbar, Anliegen können zügiger bearbeitet werden, und die Verwaltung spart wertvolle Ressourcen. Die Digitalisierung ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer modernen Stadtverwaltung, die effizient und bürgernah arbeitet.

Mit der E-Akte investiert Stuttgart in die Zukunft – für eine Verwaltung, die den Herausforderungen der digitalen Welt gewachsen ist und den Menschen im Mittelpunkt sieht.